Como um Mapeamento de Processos ajuda a sua empresa + Case de Sucesso

Quando pensamos sobre eficiência e produtividade da nossa empresa é inviável não pensarmos nos processos internos que são executados a todo momento por todos os funcionários. Perguntas como será que estamos sendo eficientes? Ou como podemos diminuir os erros e retrabalhos?

São um indicativo claro que sua empresa precisa de um mapeamento de processos bem trabalhado para poder desempenhar um serviço de maior qualidade com a performance desejada.

O que é mapeamento de processos de processos

Basicamente um mapeamento de processos é a descrição detalhada das tarefas e obrigações que os funcionários da empresa têm que seguir para o bom funcionamento e a entrega de todas as atividades propostas para o cliente final.

Dentro de processos podemos classificar de forma ampla 3 tipos de processos: Processos gerenciais, processos primários e processos de suporte, sendo que os 3 modelos citados tem que estar de acordo não só com a proposta de valor do seu produto, mas também com a visão, missão e valores da empresa.

Explicando rapidamente

• Processos gerenciais: são atividades relacionadas a avaliação de desempenho da empresa, onde serão avaliados indicadores e métricas tanto de performance quanto de resultado dos colaboradores e produtos, processos esses que geralmente são feitos de forma periódica, normalmente por ciclos, e tem como finalidade a avaliação do gestor sobre a equipe que ele lidera.

• Processos primários: Classificados como processos primários estão aqueles que estão em contato direto com seu cliente, sejam eles processos de realização do produto ou serviço, processos de atendimento ou até processos de entrega. Os processos primários são os mais importantes a serem destrinchados pois são os processos que vão da cara a sua empresa, normalmente são processos que serão vistos por terceiros e serão julgados quanto a sua relação entre agilidade e qualidade.

• Processos de suporte: são todos os processos que ajudam no bom andamento interno da empresa, sejam eles processos de limpeza, repasse de informações, manutenção, desenvolvimento de novos produtos ou capacitação dos colaboradores. Os processos de suporte são essenciais para o desenvolvimento saudável da empresa, podemos tratá-los como alicerces para um bom desempenho de todas as funções a serem realizadas. Leia também sobre: O que é o Programa 5'S, qual é sua importância e como aplicar.

Como ele vai ajudar minha empresa a crescer?

O mapeamento de todos os processos da empresa para você que é empreendedor irá auxiliar de diversas maneiras o desenvolvimento sustentável da sua empresa, tendo em vista que o andamento das atividades internas muitas vezes não devem ser supervisionadas diretamente mas devem ter constância e padronização.

Com um bom mapeamento de cara será possível ter uma visão macro dos problemas e gargalos que a empresa enfrenta como por exemplo: atrasos, retrabalhos, erros, dúvidas, falta de padronização e até uma falta de mensuração de métricas e parâmetros de desenvolvimento.

Leia também sobre: O que são Gargalos de Produção e como solucioná-los

Mas afinal quais são os reais benefícios que o mapeamento pode trazer para minha empresa?

• Documentação e detalhamento: é essencial que sua empresa tenha os processos documentados, eles irão poupar um precioso tempo de onboarding de novos funcionários e irão tirar a dependência operacional que sua empresa pode vir a ter a um único colaborador.

• Aprimoramento e visão macro: com o crescimento e expansão da empresa é normal que as posições mais estratégicas tenham menos contato com a parte operacional, o mapeamento vem não só para o estreitamento dessa relação, mas também para auxiliar na visão macro dos gestores no que está sendo feito e entregue por todos.

• Otimização de processos: talvez mais importante que o conhecimento de todos os processos é a otimização que pode ser feita após o mapeamento, o assunto caberia em outro artigo, porém é importante que a busca por gargalos de produção é o papel mais importante do mapeamento, erros e retrabalhos não devem ser deixados para trás, é o momento onde todas as cabeças devem pensar juntas para o desenvolvimento futuro da empresa.

Quer entender mais? Temos um texto aqui no blog sobre Otimização de Processos: o que é, como aplicar e benefícios

Como fazer o mapeamento de processos?

O mapeamento deve ser feito de maneira organizada e seguindo algumas ordens para ser bem sucedido, como colocado no começo deste artigo os processos são separados em alguns grupos, porém todos eles devem estar de acordo com as diretrizes e objetivos da empresa. Por isso o levantamento de fatores como proposta única de valor, cultura, objetivos e metas devem ser feitos e organizados antes de começar a pôr a mão na massa

O levantamento de informações deve começar pelos gestores das áreas, normalmente são eles que são encarregados de avaliar o trabalho feito pelo operacional, são eles que irão informar fatores como métricas de avaliação, erros, retrabalhos, pontos de atenção e demais problemas de produtividade.

O real mapeamento de processos será feito com entrevistas feitas com o operacional da empresa, os colaboradores operacionais são os responsáveis pelo trabalho que será entregue para os clientes finais, é indispensável que eles sejam escutados, são com eles que vão ser retiradas informações de rotina, problemas de capacitação, problemas de ferramental e todos os demais que são responsáveis pela falta do desempenho esperado pelos gestores das áreas.

A organização dos processos levantados podem ser feitos de diversas formas, existem linguagens específicas como o BPMN que traduzem em fluxogramas os processos destacados acima, porém o ponto de maior atenção é descrição detalhada a passagem de entregáveis no final de processos, como por exemplo o final do processo comercial para o início do processo ação do para produção do produto ou serviço, normalmente nesses pontos onde estão os maiores gargalos e problemas de produção.

Mapeamento de processos para abertura de empresas?

É um mapeamento diferente e pode ajudar muito você empreendedor que está começando a atuar no mercado a entender melhor seu plano de negócio, muitas vezes realizada junto com o planejamento estratégico, o mapeamento para implementação é feito a partir de entrevistas com ex funcionários de empresas do mesmo ramo, cliente oculto e muita pesquisa de mercado.

Leia também sobre a Importância e benefícios do planejamento estratégico.

Nosso Case de Sucesso

Recentemente a PROMAD Jr. realizou um mapeamento de processos para um ginásio de escalada que está em processo de abertura e início de operações, foram levados em consideração parâmetros tradicionais de planejamento visando performance e resultados, mas também foi utilizado a técnica de entrevistas com ex funcionários, onde foi possível antes de o real início da operação ter uma breve noção de como funcionaria os processos internos.

Veja o depoimento deles em nosso Instagram @promadjr

Os benefícios desse modelo de mapeamento são principalmente a longo prazo, onde você que está começando agora a empreender já inicia a operação de sua empresa com uma visão macro de seu negócio, tendo espaço para alterações e entendendo realmente os desafios que seus colaboradores vão enfrentar antes deles acontecerem, podendo assim com antecedência pensar em metodologias para contornar e otimizar mais ainda o seu processo interno.

Empresas de consultoria como a PROMAD Jr. estão a disposição para realização de mapeamentos, otimização de processos e planejamento estratégicos. Entre em contato com a PROMAD Jr. para agendar um diagnóstico gratuito, que com certeza os benefícios a curto, médio e longo prazo poderão ser notados.