Ciclo PDCA: o que é e como utilizar para melhoria contínua e padronização das ações

O que é o ciclo PDCA?

“Plan”, “Do”, “Check” e “Action” são as palavras que compõem as iniciais da ferramenta de gestão de projetos conhecida como “Ciclo PDCA”. Seu objetivo é solucionar problemas seguindo as fases indicadas pelas iniciais das palavras, sendo elas respectivamente: Planejar, fazer, verificar e agir. Utilizado para controle e melhoria de processos e produtos, também pode ser chamado por círculo/ciclo/roda de Deming, ciclo de Shewhart ou círculo/ciclo de controle.

Tal metodologia está dentro do universo de estudos que visam a qualidade do produto ou serviço ofertado pela empresa, visto que a mesma está diretamente relacionada com sua capacidade de administrar todo o seu sistema de processos e não apenas checar resultados. O conhecimento e a administração das ações tomadas são fundamentais para se alcançar objetivos e, consequentemente, sucesso. Ademais, o método não visa atingir a perfeição, mas sim se aproximar cada vez mais dela, usando o aprendizado de ações anteriores. Portanto, empresas e profissionais que empregam o PDCA estão sempre em evolução, já que o método consiste em um ciclo de aperfeiçoamento.

Planejar/Plan:

Seguindo o propósito da ferramenta, compreende que quando há planejamento, ação, execução e verificação existem também grandes possibilidades de eliminar erros e aprimorar os negócios. Ou seja, é necessário fazer um planejamento, colocá-lo em prática, acompanhar seus resultados e agir na correção de eventuais desvios. Portanto, colocar o PDCA em prática, é também seguir seus passos a passo, levando em consideração que em cada etapa, será necessário uma atenção e uma ação.

Sendo assim, a primeira fase é o momento em que os objetivos se tornam claros e as estratégias são colocadas no papel. Antes de se executar o processo é preciso planejar as atividades, definir a meta e os métodos. Gestores, profissionais e equipes que pulam essa etapa acabam constantemente perdidos, sem foco, desperdiçando tempo e dinheiro em tarefas improdutivas. Durante o processo, é importante verificar o andamento do plano e como as etapas vêm sendo cumpridas. Com o fim do prazo, basta conferir os resultados e como o planejamento foi executado.

De modo geral, são considerados os itens:

● Levantamento de fatos;

● Levantamento de dados;

● Elaboração do fluxo de processos;

● Identificação dos itens de controle;

● Elaboração de uma análise de causa e efeito;

● Colocação dos dados sobre os itens de controle;

● Análise dos dados;

● Estabelecimento dos objetivos.

Fazer/Do:

A segunda etapa, “do” ou “fazer” está dedicada à execução das tarefas de acordo com o que foi estipulado no plano, inclui também a coleta de dados para o controle do processo. O treinamento é requisito para a execução das tarefas e um ponto importante aqui é ter um plano de ação, no qual são definidas as atividades, tarefas e rotinas a serem postas em prática.

Checar/Check:

Essa etapa também é conhecida como fase de monitoramento, medição e avaliação. Os resultados da execução são comparados ao planejamento e os problemas são registrados. Sendo assim, conforme o plano vai sendo cumprido, é necessário verificar os resultados obtidos a partir das ações e aprender com eles. Nesta etapa, é importante contar com ferramentas (de preferência digitais) que ajudem a analisar os dados com métricas relevantes e que forneçam resultados precisos.

Agir/Act:

Depois de comparar o realizado com o planejado, é possível que haja discrepâncias. É em cima disso que a empresa deve trabalhar na última fase do PDCA, dedicada à correção de desvios. Nesse momento, caso os resultados obtidos não correspondam com as expectativas, “agir” será uma atitude necessária, como a inicial do método consta (A). Assim será apontado soluções para os problemas encontrados.

Portanto, a quarta etapa representa fim e começo simultaneamente, pois após uma minuciosa avaliação dos problemas e erros anteriores o ciclo PDCA reinicia seguindo novas diretrizes. Por isso, é sempre importante lembrar que ao encerrar o ciclo (fim das ações corretivas) um novo planejamento deve iniciar.

Isso ocorre porque o objetivo é o aprimoramento das atividades e processos. Aliás, toda empresa deve sempre seguir a filosofia do Ciclo PDCA: aprimorar sempre.

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