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Organizações enfrentam constantemente o desafio de produzir mais, gastando menos. Para crescer, empresas procuram meios de melhorar seus processos de uma maneira que resulte em redução de custos e em uma consciência sobre o que cada processo realmente representa dentro do negócio. Quer saber como essa prática pode beneficiar sua empresa?
O QUE É A OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS?
Um dos objetivos do BPM (Business Process Management) é a contínua otimização de processos de uma organização. Essa otimização significa realizar auditorias nos fluxos de atividades de trabalho, sejam elas automatizadas ou não, visando encontrar gargalos de produção, erros ou desperdício de tempo e dinheiro. O objetivo é alcançar o resultado traçado pela empresa, porém, com menos recursos e mais eficácia.
Por intermédio dela, tarefas desnecessárias, erros e desperdícios são consideravelmente reduzidos, melhorando os métodos de trabalho e proporcionando resultados mais satisfatórios.
QUAL A IMPORTÂNCIA DA OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS?
Através dela é possível mapear e compreender os processos da empresa, o que significa saber exatamente quais atividades agregam e geram valor, quais recursos e procedimentos estão consumindo maiores recursos humanos e financeiros nas atividades organizacionais e quais os eventuais gargalos que estão impedindo que a empresa alcance melhores resultados.
COMO OTIMIZAR PROCESSOS?
Apesar de ser um trabalho complexo e contínuo, a otimização de processo traz diversas vantagens para o negócio. Contudo, para que ela possa ser feita de forma assertiva, é necessário passar por algumas etapas essenciais. Conheça quais são elas:
1. Mapeamento dos processos
O primeiro passo é entender todas as atividades que sua empresa executa para alcançar os objetivos traçados. O mapeamento consiste no estudo das atividades realizadas, de ponta a ponta em um processo, além da identificação das entradas e saídas. Com isso, se realiza um desenho do fluxo dessas tarefas, o que aumenta a compreensão de como o trabalho é realizado.
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Nesta primeira etapa, é necessário responder as perguntas abaixo:
Para que serve este processo?
Quais as atividades desenvolvidas nele?
Quais são as pessoas envolvidas no processo?
Quais são os pontos negativos dele?
2. Identificação dos pontos de melhoria
A partir do mapeamento do processo, se torna mais fácil e preciso o processo de identificação das falhas e gargalos que afetam a produtividade e o resultado final. Nessa etapa, não basta identificar o problema e quais os seus impactos, é crucial conseguir apontar qual é a sua raiz e o que precisa ser feito para cortá-la.
Leia também sobre: O que são Gargalos de Produção e como solucioná-los
3. Implementação das melhorias
Nesta etapa, é hora de implementar os pontos de melhoria definidos no tópico anterior. Uma dica é começar pelos pontos críticos, ou seja, aqueles que vão refletir a melhoria do processo rapidamente.
4. Monitoramento dos resultados
É essencial acompanhar os resultados; a gestão de processos deve ser um trabalho contínuo e, por isso, as etapas precisam ser vistas como um ciclo. Portanto, acompanhe o desempenho dos processos e, sempre que preciso, aplique as melhorias.
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BENEFÍCIOS DA OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS
1. Redução de custos
Otimizar os processos possibilita a identificação e eliminação de desperdícios. Dessa forma, recursos mal-empregados começam a ter o destino correto. Além disso, fatores que comprometem a produtividade, como gargalos, erros, falhas e atrasos, são percebidos com mais facilidade. A partir do momento que você conhece os problemas e suas causas, consegue traçar um plano de ações para resolvê-los. Assim, há redução de custos, aumento da produtividade e, consequentemente, uma redução do tempo de entrega (lead time) para o cliente.
2. Maior confiabilidade nos processos
É um trabalho que envolve a adoção de melhorias práticas dos métodos de trabalho e da formalização, que ocorre por meio de um documento — que especifica como a atividade deve ser realizada, o tempo estimado e os recursos necessários para sua execução.
Com isso, a incidência de erros e dúvidas com relação ao processo são reduzidas consideravelmente, além do fato que, independentemente do colaborador que fará o trabalho, o método é uniforme, proporcionando os resultados esperados.
3. Aumento da eficiência
A capacidade de entregar produtos e serviços com qualidade e rapidez é bastante estudada na otimização de processos. Corrigir falhas e padronizar a execução das atividades são apontadas como soluções para gerar mais resultados em menos tempo, mas com qualidade superior.
O desenho de processos traz clareza sobre quem é responsável por cada tarefa e quais conhecimentos são necessários para a execução das atividades. Dessa forma, as pessoas certas participarão do processo no momento certo, o que proporcionará aumento da eficiência. Com isso, é possível alcançar a uniformização dos processos de negócio, o que possibilita a manutenção dos procedimentos.
4. Gestão de tempo
Como dito anteriormente, a otimização permite identificar quais atividades não agregam valor ao resultado final e eliminá-las — sem consequências negativas. Além disso, com o estudo das tarefas e a avaliação de alternativas, torna-se possível elaborar métodos mais ágeis e mais eficientes de trabalho, possibilitando uma gestão de tempo mais eficiente dos processos.
5. Melhoria de resultados
O aprimoramento dos resultados é outro grande benefício da otimização de processos. Assim, a organização é capaz de oferecer maior qualidade aos clientes por um custo reduzido, através de um trabalho de alto valor. Por consequência, a empresa consegue se posicionar melhor no mercado, se destacar de seus concorrentes e aumentar as vendas. Além disso, o cliente tem uma experiência muito melhor e fica ainda mais satisfeito com a sua marca.
BÔNUS: LIVROS SOBRE OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS
Para você que quer aprender ainda mais sobre o assunto, separamos alguns livros indispensáveis que irão ajudar nos estudos.
Gestão de Processos - Da Teoria à Prática
Por: Simone Pradella, João Carlos Furtado e Liane Mählmann Kipper.
Neste livro apresenta-se os fundamentos teóricos da gestão de processos bem como metodologias de análise e redesenho de processos. Além disso, encontram-se informações sobre a simulação de processos, sua importância para um melhor redesenho dos mesmos e também os resultados práticos de uma aplicação.
Manual de BPM – Gestão de Processos de Negócio
Por: Jan Vom Brocke e Michael Rosemann.
Este livro reúne contribuições de especialistas de várias partes do mundo, incorporando um rico conjunto de pontos de vista que abrem caminho para uma visão holística de BPM.
Gerenciamento de Processos de Negócio – BPM
Por: Roquemar Baldam, Rogerio Valle e Henrique Rozenfeld.
Este livro abrange os aspectos e direcionadores que levaram o estudo dos processos a seu estágio atual de desenvolvimento, o ciclo de gerenciamento necessário à sua implementação e exemplos de processos. Além disso, apresenta uma estrutura de conhecimento que pode servir de base à implantação do BPM na organização, referenciais de conformidade e muito mais.
Otimizar os processos de uma empresa ou indústria é muito complexo, porém de extrema importância para padronizar os serviços, eliminar os gargalos dos processos e melhorar a produtividade do negócio!
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